Kontori juhataja - kes see on? Kontori juhataja kohustused

"Plankton", "juhid" - kõik need erapooletud määratlused on seotud kontoritöötajate tööga. Kuid kas selline töö on nii kasutu? Kontori juhataja - kes see on? Millised on tema kohustused?

Kontori juhataja - kes see on?

Kontorijuhi ametit segatakse sageli sekretäri kutsega. Kuid nende erialade vahel on ikkagi erinevus. Niisiis, kontorijuht - kes see on?

Selle piirkonna juhataja on kontorijuht või administraator. See reguleerib kontoritööd, olles oluliseks informatiivseks lüliks töötajate ja ülemuste, klientide ja töötajate vahel jne.

Mida aktiivsem on organisatsiooni tegevus, seda rohkem on tal probleeme igapäevaste väikeste organisatsiooniliste asjade ja dokumentidega. Nende rakendamine ja pakub kontorijuht.

Ta tagab, et kõik praegused dokumendid ja tema ülemuste korraldused täidetakse nõuetekohaselt. Samal ajal tuleks täidesaatvad korraldused ettevõtte töötajatele edastada õigeaegselt, arvesse tuleks võtta kõiki külastajate kaebusi ja töötajate ettepanekuid asutustele.

Nii langeb kontoritöö kui ka kommunikatsioon ettevõttes osaliselt kontorijuhtide õlgadele.

Töökoht ja palk

Kontorijuhti on vaja igas ettevõttes, kus on kontor, juht ja vähemalt paar töötajat. Väikestes organisatsioonides on sellise spetsialisti kohustuste loetelu palju väiksem kui näiteks hiiglaslikus korporatsioonis. Suures ettevõttes võib olla mitu kontorijuhti ja igaüks neist on määratud oma osakonda.

Selgub, et nõudlus selliste spetsialistide järele on üsna suur ja võib-olla kasvab ka edaspidi. Kuid karjäärivõimalusi praktiliselt pole. Eriti kui lisaks kontorijuhtimisele ei oma inimene enam ühtegi ametit.

Kuna tööülesanded pole liiga keerulised, on konkurents vähemalt ühe töökoha jaoks vähemalt Venemaal üsna kõrge - 6 inimest vabale kohale. Samal ajal on palk kapitalistandardite järgi madal - 27 tuhat rubla.

Kultuuripealinnas - Peterburis - on selliste töötajate palk madalam umbes 5-7 tuhande võrra ja konkurents on mitu korda suurem. Mida kaugemale riigi perifeeriasse, seda madalam on palk ja seda rohkem on ametikohale kandideerijaid.

Vajalikud isikuomadused

Kontorijuhi saadud tellimused vajavad reeglina kiiret ja kiiret täitmist. Seetõttu nõutakse taotlejalt esiteks hoolsust, kiirust ja täpsust. Samuti on oluline hea mälu ja keskendumisvõime.

Sellel ametikohal töötav inimene peaks olema sõbralik ja seltsiv, sest mõnes olukorras tegutseb ta klientide esindajana ettevõtte esindajana.

Kontorijuhil peab olema pädev ja loogiliselt struktureeritud kõne, samuti meisterlik ärieetika, kuna ta osaleb sageli äriläbirääkimiste ja ettevõtete kohtumiste korraldamisel.

Samuti ei tee haiget kasulikud teadmised, näiteks hea elektriku telefoninumber või lõunasöögi kättetoimetamise teenus. Tõepoolest, paljudes ettevõtetes kontrollib juhataja ka kontoris olekut ja töötajate küllastust.

Olulised kontorijuhi oskused

1. Esimene nõue sellise töötaja jaoks on arvuti ja Interneti hea tundmine. Kui lisaks Wordi ja Excelile kuulub taotlejale Photoshop või Office Picker Manager, on see veel üks põhjus, miks ta palgata, mitte keegi teine.
2. Suur printimiskiirus. Võimalus tekste kiiresti trükkida on kontorijuhi jaoks üks olulisemaid.
3. Kui inimene saab töö suurettevõttes, on vaja eelmistel ametikohtadel omandatud halduskorraldusoskusi.
4. Paberitöö oskused. Dokumenteerimine on seda tüüpi spetsialistide üks peamisi kohustusi, seega on põhiteadmised hädavajalikud.
5. Kontoriseadmete kindel kasutamine. Faksid, printerid, skannerid - kõik see peaks kuuluma kontorijuhi pädevusse.
6. Pädev ja diplomaatiline suhtlus. Kontori juhataja ei pea suhtlema ainult kompetentselt, vaid peab oskama vajadusel lahendada ka konfliktiolukordi.
7. Võõrkeele oskus. Suurtes rahvusvahelistes ettevõtetes peab kontorijuht valdama vähemalt inglise keelt.

Ametijuhendi üldsätted

Büroojuhi ametikoha kinnitab ettevõtte tegevjuht. Erinevates ettevõtetes võib see mõnes mõttes erineda, kuid üldiselt selle põhisätted ei muutu. Enne töölepingu sõlmimist on vaja tutvuda tööjuhendiga, et mitte hiljem kurta, et teatud töökohustuste täitmine ei kuulunud teie plaanidesse.

Üldsätetes võidakse märkida:

• kes vastutab kontorijuhi palkamise eest;
• kellel on õigus teda ametist vabastada;
• kellele töötaja annab aru;
• kes annab aru kontorijuhile;
• kes täidab kontorijuhi ülesandeid tema äraolekul jne.

Tavaliselt annavad kontorijuhid aru tegevjuhile. Kontori administraatorid annavad teada kulleritest, autojuhtidest, koristajatest jne.

Ka üldsätetes saab täpsustada, millise kvalifikatsioonitasemega töötaja saab kirjeldatud ametikohale vastu võtta.

Otsesed kohustused

Juhiste järgmine lõik sätestab kontorijuhi kohustused.

Vabade töökohtade jätkamiseks kirjutavad kandidaadid sageli eraldi veergu, millised kohustused nad eelmisel kontoritööl täitsid. Nii saab tööandja lisateavet taotleja oskuste kohta.

Millised teemad võivad olla kontorijuhi otsesed kohustused?

1. Telefonikõnede juhendamine. Töötaja peab oma võimaluste piires vastama sissetulevatele kõnedele, vastajate küsimustele vastama ja teavitama ülemusi ka teabest, mida nad palusid edastada.
2. Dokumentatsiooni kureerimine. Dokumentide hoidmine ja raamatupidamine, kirjavahetuse kontroll, tellimuste täitmine jms - Need on kontorijuhi otsesed kohustused.
3. Dokumentide paljundamine. Ülemuse erijuhiste kohaselt teostab töötaja töö kopeerimise ja paljundamise.
4. Kirjade, taotluste tegemine - s.t. Kirjavahetus partnerite, klientide või tarnijatega vahetu juhendaja nõudmisel.

Kontorijuhi ülesanded võivad hõlmata vähemalt kuut muud tüüpi tööd. Kuid igas ettevõttes määratakse selle kategooria spetsialistide koormus individuaalselt.

Kontorihalduri õigused

Kontorijuhi mis tahes juhised ei hõlma mitte ainult kohustusi, vaid ka õigusi.

1. Täieliku teabe esitamiseks. Teatud ülesannete täitmiseks on kontorijuhil õigus nõuda vajaliku teabe, sealhulgas konfidentsiaalse teabe esitamist.
2. Arukad ratsionaliseerimisettepanekud. Kui kontoritöö korraldamiseks on vajalikud uuendused või peadirektori täiendavad korraldused, siis on juhil õigus pakkuda neid tutvustada.
3. Nõuage sobivaid töötingimusi. Kui ametikohustusi ei saa vajalike tingimuste puudumise tõttu täita, võib kontorijuht nõuda nende loomist.
4. Tegutsege oma pädevuse piires. Olles tutvunud ametijuhendiga, on töötajal õigus teha otsuseid ja anda korraldusi, kuid ainult oma pädevuse piires.

See on ligikaudne juhend kontorijuhi õigustest. Neid võib vastavalt asutuse eripärale täiendada või vähendada.

Vastutus

Büroojuht on elukutse, millega kaasneb ka teatav vastutus. Selle ulatuse ja karistuse reeglite rikkumise eest määrab iga tööandja individuaalselt. Ametijuhendites levinumad punktid, mille eest vastutust peetakse, näevad välja umbes sellised.

1. Hoolimatu suhtumise eest oma kohustustesse. Tellimuste enneaegne täitmine ja muu hooletus on töötaja süü, millele tuleb vastata.
2. Konfidentsiaalse teabe avalikustamiseks. Töölepingutes ja ametijuhendites peate hoolikalt läbi lugema sätted teabe konfidentsiaalsuse kohta. Tema avalikustamiseks võite enamasti kaotada oma töö.
3. Pädevuse rikkumise eest. Töötajad, kes ei kuulu töötaja pädevuse piiresse, pole lubatud.
4. Töögraafiku rikkumise eest jne. Tööplaani, tuleohutuseeskirjade või ettevaatusabinõude rikkumine on samuti töötaja kohustus.

Elukutse plussid ja miinused

Sellel elukutsel on nagu paljudel teistel mitmeid eeliseid ja puudusi. Mis on kontorijuhina töötamise eelised?

Sellel rindel töötavate töötajate vastused on seotud ennekõike suure nõudlusega selle ameti järele: pärast selles valdkonnas kogemuste saamist pole paremini tasustatud koha leidmine keeruline. Need haldusoskused, mis töö käigus omandatakse, on olulised igapäevaelus. Lisaks võimaldab kontorijuhina töötamine arendada oma suhtlemisoskust.

Miinuste hulgas on töötajate suurenenud psühholoogiline koormus, sest ühe tööpäeva jooksul peate lahendama palju erinevaid küsimusi. Lisaks laadivad juhid lisaks otsestele kohustustele kontorijuhte sageli ka isiklike taotluste ja täiendavate juhistega.

Kust õppida ametit?

Kontori juhataja, kes see on, selgub eeltoodust. Kuid kus seda ametit õppida saab?

Üheski ülikoolis pole ühtegi spetsiaalset teaduskonda, mis valmistaks ette kontorijuhte. Kuid sageli soovib juht, et kõrgharidusega inimene peaks seda ametit pidama. Milline on see haridus, pole alati oluline - peamine on see, et taotleja on ülikooli lõpetanud. Provintsilinnades saab selle positsiooni võtta isegi pärast 9 hariduse omandamist. Iga ettevõte otsustab individuaalselt, millist kontorijuhti ta nõuab.

Kõige rohkem huvitavad tööandjat kandidaadi muud omadused:

• kas ta on selles valdkonnas varem töötanud;
• Kui hästi arvutiga kursis;
• Kas paberimajandus teab;
• Kas ta räägib keeli jne.

Te ei saa alla laadida inimese suhtlemisoskust. Kui nende näitajate järgi on kõik korras, suurenevad töökoha saamise võimalused.