Video: E-kaupleja õigused ja kohustused 2024, Juuli
Dokumentide voog on mis tahes asutuse, organisatsiooni, ettevõtte tegevuse oluline komponent ja möödapääsmatu juhtimise element. Ärikirjad peavad olema korralikult koostatud, neid tuleb süstemaatiliselt säilitada ja optimaalselt teisaldada. Majanduse arenguga suurenevad infovood ja dokumentide arv kõigis inimtegevuse valdkondades. Seetõttu kasvab tänapäeval nõudlus üsna uue ameti - dokumendihalduri - järele.
Kes on dokumendihaldur
Dokumendispetsialist on spetsialist, kes tegeleb dokumentide registreerimise ja raamatupidamisega. Seotud kutsealad on sekretär, arhivaar, sekretär.
Juhtkonna haldusdokumendid peaksid olema nõuetekohaselt koostatud vastavalt standarditele ja nendele tuleks pöörata tähelepanu töötajatele ja täpselt neile, kellele tellimused olid ette nähtud. Dokumendid kipuvad vananema, ringlusest välja minema. Sel juhul tuleb need sortida vastavalt arhivaali käsitlevatele õigusaktidele ja panna arhiivi. Kõike seda teeb dokumendihaldur.
Dokumendispetsialisti töökohustused võivad tunduda igavad. Kuid see on ainult esmapilgul. Dokumendihalduri käe läbi, eriti kui ta on ainus ettevõttes dokumendihalduse eest vastutav inimene, läbib kogu infovoog, ta saab jälgida kõigi osakondade tööd ning mõista ettevõtte tegevus- ja arengumehhanisme.
Suurtes organisatsioonides jagunevad spetsialistide kohustused dokumentidega töötamisel tavaliselt: kujundamise, registreerimise, elektroonilisse andmebaasi sisestamise, täitmise kontrolli, säilitamise eest vastutavad erinevad inimesed ja isegi terved osakonnad.
Mida peab dokumendihaldur teadma
Dokumentide, milles teave on esitatud lühidalt, selgelt ja selgelt, õigesti koostamiseks peab spetsialist teadma igat tüüpi dokumentide koostamise eesmärki ja vorme. Selleks, et teada saada, kuidas juriidiliselt siduv dokument välja näeb, peavad sellel olema õiguse põhialused.
Kuna tänapäeval hoitakse enamikku dokumente elektroonilisel andmekandjal ja vaja on arvutiga teabevahetust, peab dokumendihalduse spetsialist tarkvara mõistma. Ta peab looma elektroonilisi andmebaase ja suutma suhelda dokumentide loomiseks, säilitamiseks ja edastamiseks automatiseeritud süsteeme teenindavate töötajatega.
Dokumentide arhiivis hoidmiseks peab spetsialist teadma teatud reegleid ja spetsifikatsioone. Dokumentide eesmärk ja nende konfidentsiaalsus, tingimused, säilitustingimused - nende kriteeriumide kohaselt peate dokumendid arhiivis sorteerima ja seejärel looma tõhusa otsingusüsteemi.
Dokumenteerimise kohustused
Asutuse dokumendihalduri töökohustuste hulka kuulub
- dokumentide ettevalmistamine, raamatupidamine, säilitamine ja kontroll;
- töövoo süstematiseerimine ja dokumentide liikumise tagamine;
- optimaalse dokumendivoo korraldamine organisatsioonis;
- dokumentide klassifikaatorite säilitamise korraldamine ja väljatöötamine;
- aegunud dokumentide sorteerimine, väärtuse kontrollimine ja arhiivi ülekandmine;
- sissetuleva dokumentatsiooni sujuvamaks muutmine;
- tüüpvormide ja dokumendilehtede väljatöötamine;
- dokumendialuste loomine registreerimisnumbrite ja indeksite ning elektrooniliste mäluaadresside loomisega;
- koosolekute, läbirääkimiste ja kohtumiste jaoks vajalike materjalide ettevalmistamine.
Juhtiv dokumendihaldur täidab ametlikke kohustusi, tegelikult sama, kuid suurema osa vastutusega, pluss annab ülesandeid madalama astme töötajatele.
Dokumendihalduri töökohustused haridusasutuses
Õppeasutuse dokumendihaldur peaks teadma muude seadusandlike aktide hulgas ka Venemaa Föderatsiooni seadust hariduse kohta. Kuna lasteaedades ja koolides on piiratud arv töötajaid, ühendab dokumendihaldur sekretäri, kantselei ja personalitöötaja kohustusi, juhindub õppeasutustes dokumentidega töötamise metoodilistest soovitustest (Vene Föderatsiooni haridusministeeriumi kiri 02.12.2000 nr 03-51) / 64).
Dokumendihalduri tööülesanded lasteaias hõlmavad muu hulgas töötajatega töölepingute ettevalmistamist ja isiklike toimikute vormistamist ning lasteraamatu pidamist. Samuti töötab ta sõjalise registreerimislauaga ja peab asjakohast dokumentatsiooni, kui asutuses on sõjaväekohustuslikke töötajaid.
Dokumendihaldur täiendab koolis ametlikke tööülesandeid, koostades kontingendi liikumise kohta haldusdokumentide kavandid ja täites isikutoimikud, pidades õpilaste tähestikulist raamatut ning võttes arvesse kooli töötajate koolitunde, õpilaste isiklike toimikute arhiivi ülekandmist ja töötlemist.
Kõrgkoolid viivad läbi mitte ainult hariduslikke, vaid ka teaduslikke tegevusi.
Dokumendihalduri tööülesanded ülikoolis panevad spetsialisti vähemalt üldiselt mõistma konkreetse teaduskonna profiili, sest ta peab koostama koosolekute ja koosolekute dokumendid ning pidama dekaani nimel nende protokolle ja telefonivestlusi.
Dokumendihaldusspetsialisti isikuomadused
Tähelepanelikkus on dokumentidega töötamisel spetsialisti kõige olulisem kvaliteet. Täpsus, täpsus ja vastutus täiendavad ettevõtte paberitega töötamiseks vajalike isikuomaduste loetelu. Andmevead, seaduse rikkumine, dokumentide kaotsiminek võib ettevõttele lepingu sõlmimisel või personaliauditil palju maksta.
Teabe mahud, millega dokumendihaldur töötab, vajavad head mälu.
Mis tahes valdkonnas töötamiseks vajab ta paberitega töötades visadust ja kirjaoskust ning personalijuhtimise alal - ja organisatsioonilisi võimeid ning loovust ja suhtlemisoskust.
Õigete eesmärkide seadmine ja ettevõtte struktuuriga töötamine, nn ettevõtlikud omadused, on dokumendihaldurile vajalik optimaalse töövoo ja klassifikaatori korraldamiseks.
Sageli töötab väikestes ettevõtetes dokumendihaldur üksi. Enesekorraldus, distsipliin ja enesekontroll aitavad tõhusat tööd korraldada.
Nõuded dokumenteerimisele
Dokumendihalduse kindel regulatiivne raamistik nõuab koolitust. Seetõttu on värbamisel vajalik erialade „Dokumentatsioon”, „Ettevõtte dokumentatsiooni tugi” kõrgkooli või keskhariduse eriõppeasutuse diplom. On ka seotud erialasid: „Dokumentatsiooni tugi jurisprudentsis“ või „Ettevõtte teabetugi“.
Dokumendihaldusega seotud kõrgemate organite seadusandlikud ja põhimäärused, haldus-, regulatiiv- ja juhenddokumendid on üldised nõuded dokumentidele, mida dokumendihaldur peaks teadma. Töökohustused nõuavad teadmisi või vähemalt nende aluseid dokumendisüsteemide analüüsi-, uurimis-, kavandamis-, juurutamis- ja arendusmeetodite, automatiseeritud juhtimissüsteemide kavandamise ja kasutamise kohta; arhiveerimise korraldamine ja põhiprogrammeerimine.
Dokumendihalduri elukutse plussid ja miinused
Dokumendihalduri amet on universaalne. Diplom ja eriala teadmised võimaldavad lõpetajal töötada ükskõik millises organisatsioonis, sest töövoog on igal pool. See on elukutse peamine eelis.
Teiseks eeliseks võib pidada võimalust töötada administraatori, arhivaari, asjaajaja, sekretäri assistendina, kontorijuhina, abijuhatajana ja mitte ainult dokumendihaldurina.
Kolmas pluss on see, et hoolimata pealtnäha rutiinsest tööst on dokumendihaldur organisatsioonis infovoogude keskpunktis ja omab peaaegu kõiki oma saladusi. Mõnikord on ta lisaks tippjuhtkonnale ka nende saladuste ainus omanik.
Töökogemus ja ettevõtlikkus võimaldavad dokumendihalduril soovi korral infoteenuste osutamiseks korraldada oma ettevõtte.
Elukutse eeliste hulka kuulub heades tingimustes töötamine kontoris, olenemata ettevõtte profiilist ja rangest töögraafikust.
Dokumentide elukutse miinusteks on ühetaolisus ja mis kõige tähtsam - suur vastutus.
Kus saab dokumendihaldur töötada?
Kuna oma profiilis hariduse saanud dokumendihaldurid saavad töötada igat tüüpi dokumentidega (raamatupidamine, personal, teaduslikud ja tehnilised dokumendid), võivad nad olla nõutud erinevates organisatsioonides:
- nii kohalikes kui ka riigiasutustes;
- osakondade juhtimisorganites;
- inseneri- ja projekteerimisasutuste, teadusasutuste arhiivindus- ja dokumentaalteenustes, tervishoius, arhiivides, raamatukogudes ja muuseumides, õiguskaitsestruktuurides;
- haldusteenustes ja äristruktuuride osakondades: paberimajandus, kontorijuhtimine, personalijuhtimine;
- infosüsteemide väljatöötamise, dokumenteerimisnõustamise ja infoturbe auditeerimise valdkonnas.
Dokumendihalduri karjääri kasv sõltub töökohast. Suurtes struktuurides võib ta tõusta asjade juhiks, väikestes - juhataja abiks. Dokumendihalduri karjääri tipuks võib pidada dokumentide ettevalmistamist Vene Föderatsiooni valitsusele ja presidendile.
