Näidisarhivaari ametijuhend

Arhiivitöötaja ametikohta nimetatakse arhivaariks. Selle valdkonna spetsialisti põhiülesanne on arhiivi enda töö ja selles dokumentide ringluse korraldamine. Selliseid spetsialiste on vaja kõikjal, kus on palju ametlikke pabereid, eriti kindlustus-, rahandus- ja riigiettevõtetes. Peamine dokument, millele uus töötaja peaks viitama, on arhivaari ametijuhend.

Üldsätted

Ainult ettevõtte juht saab arhivaari vastu võtta või tagandada. Pealegi peaks ta kõigepealt viitama riigi kehtivatele õigusaktidele. Juhistes tuleks näidata isik, kes on sellel ametikohal töötava spetsialisti otsene juht.

Arhivaarina töötamiseks peab inimene saama esmase erialase hariduse ja seejärel võib ta vastu võtta ametikohale ka ilma vastava ala kogemuseta. On võimalus, et kesk- või üldharidusega inimene saab töökoha, kuid siis peaks ta saama selle suuna spetsiaalse väljaõppe. Töökogemus sellel ametikohal on vabatahtlik.

Mida peaks teadma

Ettevõtte arhivaari ametijuhend kirjeldab, et töötajal peavad olema teatavad teadmised: ta on kohustatud tutvuma selle organisatsiooni arhiivis olevate määrustega, juhenditega ja kogu ettevõtlusega seotud juriidiliste dokumentide loeteluga. Lisaks peab ta teadma, kuidas dokumente säilitada, kasutada, ning ka vastavalt standarditele, kuidas neid vastu võtta ja üle anda. Tema teadmised peaksid sisaldama ühtset riiklikku kontoritöö süsteemi. Lisaks peab ta aru saama, kuidas koostatakse salvestatud dokumentide kirjeldused, milliseid neist tuleb alaliselt säilitada ja milliseid ainult ajutiselt, ning koostama ka aktid hävitamise kohta.

Abiarhivaari ametikohakirjeldus eeldab, et ta peab teadma, kuidas asju tehakse, milliste reeglite järgi need edaspidiseks kasutamiseks ja ohutuseks koostatakse, kuidas ettevõttes arhivaali peetakse ja aruandeid koostatakse. See inimene peab mõistma ettevõtte struktuuri, kus ta töötab, samuti seadmete kasutamise reegleid ja kõiki arhiivis töö tegemiseks vajalikke tehnilisi vahendeid. Lisaks on ta kohustatud tundma kõiki organisatsiooni sise-eeskirju ja seadusi, sealhulgas töökaitset, tuleohutust, rutiine ja nii edasi.

Kohustused

Eelarveasutuse arhivaari ametijuhend kirjeldab, et ta peab täitma teatavaid ülesandeid: arhiivimisega seotud töö teostamine, arhiveeritud dokumentatsiooni säilitamine, saadud dokumentide registreerimine, nomenklatuuri väljatöötamine ja failide registreerimise õigsuse kontrollimine enne arhiveerimist. Kui selline vajadus on, krüpteerib ta salvestusüksused, süstematiseerib kohtuasjade paigutamise ja paneb need registrisse.

Raviasutuse arhivaari ametijuhendis soovitatakse tal koostada säilitatud dokumentatsiooni kokkuvõtlikud kirjeldused, selle jaotamine ajutistesse ja piiramatutesse üksustesse. Ta peab pidama dokumente ja hävitama õigeaegselt dokumendid, mille kõlblikkusaeg on juba möödas, ning välja töötama süsteemi, mille abil on võimalik soovitud dokument lihtsalt ja kiiresti üles leida.

Muud funktsioonid

Lisaks eeldavad tema töökohustused eksami ajal, et saada dokumente teaduse jaoks ja mitte ainult. Ta peab tagama dokumentide puutumatuse ja vajadusel koos nendega taastamistöid tegema. See spetsialist tagab ka, et arhiivi ruumides oleksid kõik dokumentide normaalseks säilitamiseks vajalikud tingimused.

Arhivaar peab jälgima tulekaitsereeglite rakendamist, samuti kasutama dokumentidega töötamiseks kaasaegseid tehnilisi vahendeid. Organisatsiooni töötajate ja külastajate nõudmisel on ta kohustatud väljastama arhiividokumentide koopiaid või originaale, koostama arhiivis saadaolevat teavet kasutades viiteid ja koostama oma töö kohta aruandeid.

Õigused

Meditsiiniarhivaari ametijuhend kirjeldab, et tal on teatud õigused. Ta saab taotleda ja vastu võtta oma tööga seotud dokumente. Vajadusel saab ta teha koostööd ettevõtte teiste osakondade või muude organisatsioonide spetsialistidega, kui see aitab tal pädevaid küsimusi lahendada. Kui selline vajadus on olemas, saab ta esindada oma ettevõtte huve teistes organisatsioonides kõigis arhiivi tööga otseselt seotud küsimustes.

Vastutus

Arhivaari ametijuhendis eeldatakse, et ta vastutab oma töökohustuste täitmata jätmise ja madala kvaliteediga töö eest, valeandmete või moonutatud teabe esitamise eest tehtud tööülesannete eest, võimude korralduste täitmisest keeldumise eest.

Lisaks vastutab ta olukordade eest, kus tuvastati rikkumisi, ohutusrikkumisi või muid ettevõtte normaalset toimimist ohustavaid toiminguid ning töötaja ei teatanud neist ega võtnud tarvitusele abinõusid probleemi kõrvaldamiseks. Tööstandardite rikkumise eest vastutab arhivaar.

Töötingimused

Arhivaari ametijuhendis soovitatakse, et organisatsiooni juhtkond peaks tööajad vastavalt tööseadusandlusele määrama. Tootmisvajaduse korral peab ettevõte pakkuma talle töökoha, kus võetakse arvesse kõiki norme ja norme, aga ka kõike vajalikku töölähetuste, sealhulgas kohalike, rakendamiseks. Samuti on tal õigus allkirjastada dokumente oma pädevuse piires.

Järeldus

Peamine dokument, millele spetsialist sellele ametikohale vastu peaks tuginema, on arhivaari ametijuhend. Sõltumata sellest, millises organisatsioonis see töötab, langevad õigused, kohustused, funktsioonid ja teadmised praktiliselt kokku ja võivad varieeruda sõltuvalt konkreetse ettevõtte vajadustest ja sellest, milliseid ülesandeid juhtkond meeskonnale oma töötajatele määrab.

Selline töö nõuab tähelepanelikkust, visadust, oluliste paberite ohutuseeskirjade tundmist, teadmist teatavate dokumentide väärtuse hindamiseks, samuti oskust dokumente korraldada, kiiresti üles leida ja krüpteerida. Teine oluline tegur on inimestega töötamine, kuna arhivaari amet hõlmab mitmesuguste dokumentide väljastamist ja vastuvõtmist, nende koostamise õigsuse ja autentsuse kontrollimist. Ainult tähelepanelik inimene, kes on valmis töötama suure hulga teabega ja esindama ettevõtte huve teistes organisatsioonides, suudab sellel ametikohal töökohustusi õigesti ja usaldusväärselt täita.