Isegi väikese töötajaga, sealhulgas ainult ettevõtte juht ja selle töötajad, on vaja vastutustundlikku töötajat, kes oleks organiseeriv jõud, kes suudaks tööprotsessi suunata ja kontrollida - see idee määrab kontorijuhi ametijuhendi teksti.
Selline ametikoht eeldab, et taotlejal peavad olema spetsiifilised oskused ja sobiv haridus, samuti oskus suhelda inimestega. See nõuete loetelu ei ole siiski piiratud.
Töö kirjeldus
Juba ametikoha taotlemise etapis saab kandidaat tutvuda normatiivaktiga, mis reguleerib tema õigusi, kohustusi ja vastutusala ettevõttes. Sellist dokumenti nimetatakse ametijuhendiks. See koosneb viiest põhiosast:
- Üldsätted Need sisaldavad kogu organisatsioonilist teavet: ettevõtte nimi, ametikoht ja struktuuriüksus, kuhu ta kuulub. Samuti osutatakse alluvusele, ametikoha täitmise ja vallandamise korrale, samuti haridus- ja kvalifikatsiooninõuetele.
- Kohustused. Selles jaotises loetletakse töötaja kohustused ja nende täitmise viisid.
- Töötaja õigused, see tähendab kõik lisavõimalused, mis aitavad kaasa tööülesannete tõhusale täitmisele.
- Vastutus. Selle jaotise kohaselt otsustab juhtkond tööjõu kvaliteedi, edutamise või trahvi hindamise.
- Suhe. Selles jaotises käsitletakse kogu suhtlust väliste ja sisemiste üksustega, mis võivad töötajal tekkida tema ülesannete täitmise protsessis.
Ametijuhendite kirjutamise põhimõtted
Selliste dokumentide ettevalmistamise normatiivseks aluseks on juhtide, spetsialistide ja muude töötajate ametikohtade kvalifikatsioonikataloog (1998). Selle väljatöötamise ajal pöörati märkimisväärset tähelepanu töötaja ametikoha ja tingimuste kirjeldusele, et töötaja saaks oma kohustusi täita. Töö eripära sisaldub dokumendi pealkirjas, näiteks “Sekretäri ametijuhend (kontorijuht või pearaamatupidaja).
Lisaks, kui on kaks sama nimega, kuid erinevate ülesannetega ametikohta, tuleks nende erinevuste kajastamiseks koostada erinevad dokumendid. Personaliametniku kontorijuhi ametijuhendites on teatavaid erinevusi samast sekretäri suhtes kohaldatavast õigusaktist.
Kontorihalduri nõuded
Ühel või teisel viisil peab ametikohale kandideerija juhtima inimesi. See võib olla vaid paar inimest väikeses ettevõttes või kogu halduspersonal suurettevõttes. Loomulikult peab taotleja olema enesekindel arvutikasutaja ja suutma töötada muude kontoriseadmetega (skanner, printer või faks). Büroojuht on sageli ettevõtte esindaja, seetõttu on eeltingimuseks kohustuslik kõne ja oskus ärikirju kirjutada. Väga sageli nõuavad ettevõtted, et sellised töötajad teaksid paberimajanduse ja tööõiguse alused. Vähemalt ühe võõrkeele oskus on endiselt soovitav oskus, kuid suurettevõtte taotlemisel on see juba üks kohustuslikest nõuetest.
Mõnel juhul peab kontorijuht ühendama oma tööülesanded teiste töötajate funktsioonidega. See toob kaasa vajalike oskuste kasvu. Niisiis, raamatupidaja funktsioonidega kontorijuhil peab olema asjakohane haridus ja eriprogrammid.
Põhilised kohustused
Sekretäri ülesannetega kontorijuhi tüüpiline ametijuhend sisaldab järgmisi punkte:
- nii sissetuleva kui väljamineva posti töötlemine; nende ümberjaotamine ettevõttesiseselt;
- lepingutest ja kokkulepetest tulenevate kohustuste täitmise ajastuse kontroll;
- väljuvate kõnede vastuvõtmine ja sissetulevate kõnede vastuvõtmine;
- töö klientidega ja partnerfirmade esindajatega;
- vajalike kirjatarvete olemasolu jälgimine;
- kontoriseadmete töökorras hoidmine ja spetsialistide kutsumine rikke korral;
- aja jaotus töögraafiku piires (mõnel juhul pea jaoks);
- vajalike ürituste (koosolekud, konverentsid, ärireisid, firmapidud) korraldamine;
- koosolekute logimine;
- ettevõtte saidi värske sisu värskendamine ja täiendamine.
See loetelu sisaldab ainult põhinõudeid. Lisanduda võib muid esemeid vastavalt sõlmitud töölepingu eripäradele. Näiteks personaliametniku ülesannetega kontorijuhi ametijuhendis nõutakse töötajalt kogu raamatupidamisdokumentatsiooni õigeaegset säilitamist ja esitamist või personaliosakonna juhataja asendamist tema puudumise korral.
Täiendavad kohustused
Kontorijuhi ametijuhendis on lisaks põhifunktsioonidele ka loetelu erinevatest kohustustest, mis võivad varieeruda sõltuvalt ettevõtte suundadest. Kontorijuhilt võidakse nõuda koostööd haldusasutustega, see tähendab, et ta peab saama loa kaubanduse pidamiseks, ettevõtte või tütarettevõtte filiaali avamiseks jne.
Üks olulisemaid ülesandeid on ettevõtte tegelik juhtimine direktori puudumisel. Muidugi on see võimalik ainult siis, kui töötaja on ennast seadnud vastutustundliku ja usaldusväärse inimesena, kellele toetuda. Lisaks sisaldab kontorijuhi ametijuhend sageli klauslit üldise volikirja koostamise vajaduse kohta. Sellist dokumenti võib vaja minna näiteks suure tähtsusega postisaadetiste vastuvõtmiseks.
Mitteametlikud nõuded
Suurettevõtted lubavad tavaliselt eelnevalt tutvuda sellele ametikohale kandideerivate büroojuhi ametijuhendiga, et nad oleksid teadlikud nõuete ja kohustuste loetelust.
Kuid isegi selliste volituste nägemisel peab taotleja mõistma, et ta on endiselt üks ettevõtte paljudest töötajatest. Sellega seoses ei tohiks unustada seda, mida ametijuhendis pole kirjas. Kantselei juhataja, kellel on sekretäri ülesanded, peab olema tundlik ajatundja, et ta saaks seda vajadusel levitada.
Töövoo korraldamise ülesanded
Tema töö olulisim nõue on efektiivsus, seega on sellisel ametikohal töötav inimene kohustatud kontorimaterjale säästlikult tarbima, kontrollima tarbitud elektrienergia kogust.
Teiste töötajate eest vastutab kontorijuht peaaegu peaga. Selle alusel peab ta tagama, et töötingimused vastavad heakskiidetud sanitaarstandarditele ja ohutuseeskirjadele. Lõpuks saab kontorijuht oma otseste tööülesannete täitmisel juurdepääsu salastatud dokumentidele, mistõttu on üheks nõudeks ärisaladuste või muu teabe, mis võiks kahjustada ettevõtte turuseisundit, mitteavaldamise lepingu allkirjastamine.
Kontorihalduri õigused
Muidugi võimaldab sellise arvu tööülesannete täitmine töötajal kasutada eriõigusi. Need on kirjas ka kontorijuhi ametijuhendis. Mõne neist olemus, näiteks juurdepääs konfidentsiaalsele teabele, tuleneb otseselt vajadusest täita oma töökohustusi. Teisi seostatakse võimuõigustega. Nii on kontorijuhil õigus nõuda ülejäänud töötajatelt, et nad parandaksid tootmisdokumentides ettevaatamatuse tõttu tehtud vead, määraksid neile stiimuli suuruse või rakendaksid ettevaatamatuse korral karistusi.
Sageli on kontorijuht töötaja lüli töötajate ja otsustajate vahel. Selline ametikoht võimaldab tal saavutada paremaid töötingimusi ja esitada ühiseid soove nii konkreetse osakonna kui ka ettevõtte kui terviku töö kvaliteedi parandamiseks.
Müügiosakonna kontorijuhi ametijuhendi tunnused
Kontorijuhid on pikka aega olnud asendamatud suurtes ja mitte nii suurtes ettevõtetes, nii et nad vajavad sellise vakantsi täitmiseks teatud erilisi oskusi. Tavaline juhtum on see, kui mitu eriülesannetega kontorijuhti, keda juhendab üks, töötab samas ettevõttes. Nende ametijuhendid langevad põhimõtteliselt kokku, kuid erinevad täiendavate funktsioonide osas.
Seega, kui kontorijuht töötab müügiosakonnas, võib tema ametijuhend sisaldada järgmisi asju:
- uute müügikohtade otsimine;
- nõudluse struktuuri muutuste jälgimine;
- aruannete koostamine täiusliku müügi kohta;
- otsene töö kliendiga tellimuste vastuvõtmiseks ja nende järgnevaks töötlemiseks;
- töö klientide teavitamisega kauba sortimendi võimalikest muutustest ja hindade ümberarvutamisest;
- vajalike koosolekute korraldamine;
- kaupade tarnimise lepingute allkirjastamine.
Lisanõuded võivad olla seotud ettevõtte pakutavate toodete eripäradega. Kui ettevõtet seostatakse kinnisvara müügiga, võivad kontorijuhi tööülesanded hõlmata infovoldikute ja konkreetsete dokumentide koostamist.
Büroojuhi vastutus
Tööülesannete täitmata jätmise, süütegude toimepanemise, sealhulgas ärisaladuse avaldamise või muude ettevõtte mainet kahjustavate toimingute tegemise korral vastutab kontorijuht vastavalt haldus-, tsiviil- ja kriminaalkoodeksi normidele. Kui organisatsioonile tekitati materiaalset kahju, määratakse karistus vastavalt tööseadustiku sätetele.
